Çerez Örnek

ULUSLARARASI İLİŞKİLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ

İş Bazında Görev Tanımı

 

  • Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği işlem süreçlerine ilişkin takvimin oluşturulması ve Değişim Programları Komisyonuna sunulması
  • Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği için Yabancı Diller Yüksekokulundan yazılı yabancı dil sınav tarihi alınması,
  • Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği için üniversitemize ayrılan hibenin birimleri paylaştırılması için çalışmaların yapılarak Değişim Programları Komisyonuna sunulması,
  • Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği başvurularına ilişkin ilan hazırlanması ve başvurulardan en geç 20 gün önce web sayfasında ilan edilmesi,
  • Başvurulara ilişkin gerekli düzenlemelerin yapılması,
  • Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği değerlendirme ve seçim komisyonunun oluşturulmasına ilişkin birimlere yazı yazılması ve komisyon üyelerinin görevlendirmelerine ilişkin birimlere bildirilmesi,
  • Başvurulara ilişkin ayrıntılı bilginin birimlere yazı ile bildirilmesi ve koordinatörlere e-posta ile bilgilendirme e-maili gönderilmesi,
  • Yazılı yabancı dil sınav sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi, koordinatörlere e-mail yoluyla bildirilmesi,
  • Başvuru belgeleri ve uygunluk denetim belgelerinin birimlerden temin edilmesi ve kontrollerinin yapılması,
  • Seçim sonuçlarının kontrol edilmesi, Değişim Programları Komisyonuna sunulması, komisyon kararına sunulması ve sonuçların web sayfasında ilan edilmesi,
  • Boş kalan kontenjanlara yerleştirmenin yapılarak Değişim Programları Komisyonuna sunulması, sonuçların web sayfasında ilan edilmesi,
  • Kabul edilen öğrencilere gerekli belgelerin düzenlenmesi,
  • Kabul edilen öğrencilerle üniversitemiz arasında hibe sözleşmesi imzalanması,
  • Öğrenci ve koordinatörlere oryantasyon eğitimi verilmesi,
  • Hibe sözleşmesi imzalanan öğrencilerin bilgilerinin Mobility Tool hareketlilik aracına girilmesi,
  • Feragat eden öğrencilere ilişkin işlemlerin yürütülmesi,
  • Kabul edilen ve hibe sözleşmesi imzalanan öğrencilerin %80’lik ilk ödemelerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
  • Kabul edilen öğrencilerin öğrenim-staj anlaşmaları, ekle-sil işlemlerinin yürütülmesi,
  • Hareketlilik işlemini tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öğrencilerin akademik tanınma işlemlerinin yürütülmesi,
  • Hareketlilik işlemleri tamamlanan öğrencilerin %20 kalan hibe ödemesi veya iade işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
  • Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliğine ilişkin e-maillerin cevaplandırılması, öğrencilere işlem süreçlerinde yardım ve desteğin sağlanması,
  • Erasmus+ öğrenci hareketliliği kapsamında gelen öğrenci başvurularının birimlere iletilmesi,
  • Başvurusu kabul edilen öğrencilerin kabul belgelerinin düzenlenerek öğrenci ve ilgili üniversitelere gönderilmesi,
  • Gelen öğrencilerin yurt başvurularının Üniversitemiz Öğrenci Köyü’ne iletilmesi ve gerekli işlemlerin yürütülmesi,
  •  Gelen öğrencilere oryantasyon ve tanıtım yapılması,
  • Gelen öğrenciler için hazırlanan öğrenci kimlik kartı ve tanıtım materyallerinin öğrencilere teslim edilmesi,
  • Gelen öğrencilerin ikamet işlemleri için gerekli belgelerin düzenlenmesi,
  • Gelen öğrencilere işlem süreçlerinde yardım ve desteğin sağlanması,
  • Gelen öğrencilerin öğrenim-staj anlaşmaları, ekle-sil işlemlerinin yürütülmesi,
  • Hareketliliğini tamamlayan gelen öğrencilerin transkript belgelerinin öğrenciye/üniversitesine ulaştırılması,
  • Hareketliliğini tamamlayan gelen öğrencilerin katılım belgelerinin öğrenciye/üniversitesine ulaştırılması,
  • Erasmus+ Değişim Programına ilişkin ikili protokol işlemlerinin yürütülmesi, birimlerin yaptıkları protokollerin başvuru dönemi öncesinde güncellenerek web sayfasında ilan edilmesi,
  • Erasmus+ personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği işlem süreçlerine ilişkin takvimin oluşturulması ve Değişim Programları Komisyonuna sunulması
  • Erasmus+ personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği için Yabancı Diller Yüksekokulundan yazılı yabancı dil sınav tarihi alınması,
  • Erasmus+ personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği başvurularına ilişkin ilan hazırlanması ve başvurulardan en geç 20 gün önce web sayfasında ilan edilmesi,
  • Başvurulara ilişkin gerekli düzenlemelerin yapılması ve başvuruların alınması,
  • Yazılı yabancı dil sınav sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi,
  • Başvuruların değerlendirme kriterlerine göre puanlamalarının yapılması ve sıralanması, Değişim Programları Komisyonuna sunulması
  • Seçim sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi,
  • Kabul edilen personellere gerekli belgelerin düzenlenmesi,
  • Kabul edilen personellerle üniversitemiz arasında hibe sözleşmesi imzalanması,
  • Hibe sözleşmesi imzalanan personellerin bilgilerinin Mobility Tool hareketlilik aracına girilmesi,
  • Kabul edilen ve hibe sözleşmesi imzalanan personellerin %80’lik ilk ödemelerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
  • Hareketlilik işlemini tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden personellerin %20 kalan hibe ödemesi veya iade işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
  • Erasmus+ personel hareketliliğine ilişkin e-maillerin cevaplandırılması, personellere işlem süreçlerinde yardım ve desteğin sağlanması,
  • Erasmus+ öğrenci ve personel değişimine ilişkin Ulusal Ajansla ve üniversitemiz diğer birimleriyle yapılan yazışmaların yürütülmesi,
  • Bir sonraki sözleşme dönemi Erasmus+ hareketliliği gerçekleştirebilmek için Ulusal Ajansa teklif çağrısında bulunulması,
  • İlgili hareketlilik dönemi için Ulusal Ajansa ara rapor ve final raporlarının hazırlanarak iletilmesi,
  • İlgili sözleşme dönemi sonunda kapanış bütçe hesaplamasının yapılarak Ulusal Ajansa iletilmesi,
  • Mevlana değişim programına ilişkin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının belirlediği takvim doğrultusunda gerekli çalışmaların yapılması ve birimlere yazı ile bilgi verilmesi,
  • Başvuruya ilişkin süreçlerin düzenlenmesi,
  • Başvuru ilanının web sayfasında ilanı,
  • Başvuru uygunluk denetimlerinin birimlerden temini ve kontrolü,
  • Uygun bulunan aday öğrencilerin bilgilerinin YÖKSİS sistemine girişi,
  • Uygun görülen öğrencilerin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına yazı ile bildirilmesi,
  • Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca kabul edilen öğrencilerin web sayfasında ilan edilmesi ve ilgili birimlere yazı ile bildirilmesi,
  • Kabul edilen öğrencilerle öğrenci beyannamesi, yükümlülük sözleşmesi, öğrenim anlaşması imzalanması,
  • Öğrenim anlaşması düzenlenen öğrencilere hak ettikleri bursun %80’inin ödenmesi ile ilgili işlemlerin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
  • Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ara raporun gönderilmesi,
  • Hareketliliği tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öğrencilere kalan %20’lik burs ödemesi/iade işlemlerinin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
  • Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına final raporunun gönderilmesi,
  • Mevlana Değişim Programına ilişkin protokol işlemlerinin yürütülmesi, birimlerin yaptıkları protokollerin YÖKSİS sistemine girişlerinin yapılması ve dosyalanması,
  • Farabi değişim programına ilişkin ikili protokol işlemlerinin yürütülmesi, protokollerin YÖKSİS sistemine girişlerinin yapılması ve dosyalanması,
  • Farabi değişim programına ilişkin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının belirlediği takvim doğrultusunda gerekli çalışmaların yapılması ve birimlere yazı ile bilgi verilmesi,
  • Gelen ve giden öğrencilere yönelik başvuruya ilişkin süreçlerin düzenlenmesi,
  • Gelen ve giden öğrencilere yönelik başvuru ilanının web sayfasında ilanı,
  • Başvuru uygunluk denetimlerinin birimlerden temini ve kontrolü,
  • Uygun bulunan üniversitemiz öğrencilerinin başvurularının web sayfasında aday öğrenci olarak ilanı ve başvurulan üniversitelere iletilmesi,
  • Gelen öğrenci başvurularının değerlendirilmek üzere ilgili birimlere iletilmesi ve sonuçların web sayfasında ilan edilmesi, üniversitelere yazı ile bildirilmesi,
  • Gelen öğrenciler için Yabancı Diller Yüksekokulunda yabancı dil sınavı düzenlenmesi için gerekli çalışmaların yürütülmesi,
  • Gelen öğrencilerin kimlik kartlarının hazırlatılması için kimlik ofisine bilgi verilmesi,
  • Başvurusu kabul edilen ve öğrenim protokolleri onaylanan gelen öğrenciler için kabul belgelerinin düzenlenerek üniversitelerine gönderilmesi,
  • Yabancı dil sonuçlarının web sayfasında ilanı,
  • Başvurusu kabul edilen öğrencilerimiz için öğrenim protokollerinin düzenlenmesi işleminin koordinasyonu,
  • Öğrenim protokollerin uygun görülen öğrencilerimizin bilgilerinin YÖKSİS sistemine girişi ve ayrıca bilgi formlarının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmesi,
  • Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca kabul edilen öğrencilerin web sayfasında ilan edilmesi ve ilgili birimlere yazı ile bildirilmesi,
  • Kabul edilen öğrencilerle öğrenci beyannamesi ve yükümlülük sözleşmesinin imzalanması,
  • Öğrenim protokolü düzenlenen öğrencilere hak ettikleri bursun %70’inin aylıklar halinde ödenmesi ile ilgili işlemlerin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
  • Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ara raporun gönderilmesi,
  • Hareketliliği tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öğrencilere kalan %30’luk burs ödemesi/iade işlemlerinin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
  • Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına final raporunun gönderilmesi,
  • Değişim programlarına ilişkin yönerge/mevzuat düzenlemelerine ilişkin çalışmaların yürütülmesi ve ilgili komisyonlara sunulması,
  • Değişim programlarına ilişkin birimlerden gelen istatistiki verilerin düzenlenmesi,
  • Uluslararası İlişkiler Koordinatörü ve Birim Sorumlusu’nun vereceği diğer işleri yapmak.

Ege Üniversitesi

EGE ÜNİVERSİTESİ